Die neuen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – Ab 1.1.2016 wird es ernst!

Am 14.11.2014 (Link zum BMF-Schreiben) hat das Bundesministerium für Finanzen ein 37 Seiten langes Schreiben zur Anwendung der neuen GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – veröffentlicht und damit viele neue Fragen aufgeworfen (Kurzfassung des Schreibens). Die GoBD lösen nun die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ab.

Grundsätzlich ist allein der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher zuständig. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).

Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen ist nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern oder Aufzeichnungen.

Egal in welcher Form, bei der Führung von Büchern sind folgende Anforderungen zu beachten:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit,
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen. Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach §146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden. Nach den GoB müssen die Geschäftsvorfälle grundsätzlich laufend gebucht werden (Journal). Es widerspricht dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und nach Ablauf einer langen Zeit auf Grund dieser Belege die Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen oder Grundbüchern einzutragen.

Bei zeitlichen Abständen zwischen Erfassung und Buchung, die über den Ablauf des folgenden Monats hinausgehen, sind die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen nur dann erfüllt, wenn die Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig in Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten werden.

Folgende Fragen könnten nun bei Ihnen aufkommen:

• Was bedeutet die Acht- bzw. Zehn-Tage-Frist zu Erfassung von Geschäftsvorfällen?
• Darf ich keine Belege und Unterlagen mehr im Microsoft Word-/Excel-Format erstellen oder aufbewahren?
• Kann ich die Papierbelege nach dem Scannen vernichten (Ersetzendes Scannen)?
• Sind Monats-, Quartals und Jahresbuchführungen nicht mehr erlaubt?
• Was ist eine geordnete Belegablage?

Hinweis: Zu den GoBD sollte bei Nutzung verschiedener Software, wie Warenwirtschaftssysteme beim Unternehmen und gleichzeitig Buchführungsprogramme beim Steuerberater, eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Im Erlass zu den GoBD hält die Finanzverwaltung fest, dass eine Nichtnachvollziehbarkeit oder Nichtnachprüfbarkeit der Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel darstellt und somit zur Verwerfung der Buchführung führen kann. Deshalb muss diese zwingend zusammen mit dem Steuerberater erstellt werden, da alle Prozesse in denen Belege verändert werden könnten in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden müssen.

Wir beraten Sie gern zu diesem und auch anderen Themen (z.B. Umstellung auf eine digitale Dokumentenablage) und erstellen auch gern mit Ihnen die geforderte Verfahrensdokumentation zur Beleg- und Dokumentenablage in Ihrem Unternehmen.

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