Digitaler Zugriff des Finanzamtes auf Einzelverkaufsdaten einer PC-Kasse

Grundsätzlich gilt für jeden Kaufmann die Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfalle. Aus jeder einzelnen Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls muss die Art und Anzahl der verkauften Ware und der Name sowie Anschrift des Vertragspartners (des Käufers) ersichtlich sein. Grundsätzlich gilt das auch bei Bargeschäften (gemäß der GoBD ist eine Aufzeichnung der Namen bei Bargeschäften jedoch nicht notwendig).

Der Bundesfinanzhof (16.12.2014 – X R 42/13) bejaht es jedoch, dass es in den Fällen unzumutbar ist, in denen dies „technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch“ unmöglich ist.
Wer die Unzumutbarkeit geltend macht und keine Einzelaufzeichnungen vorlegen kann, läuft natürlich Gefahr, Hinzuschätzungen des Finanzamtes akzeptieren zu müssen.

Hat der Unternehmer jedoch einzeln aufgezeichnet, ist er auch verpflichtet bei einer Prüfung die Daten der Einzelaufzeichnung herauszugeben.
Hinweis: Aus der Einzelaufzeichnungspflicht folgt jedoch keine Einzelverbuchungspflicht. In der Buchhaltung kann das Tagesgeschäft in einer Summe erfasst werden.

Der BFH machte in seinem Urteil aber auch deutlich, dass die Einzelaufzeichnungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz auch für Einnahmen-Überschussrechner gilt. Ein Kassenbuch muss jedoch nicht geführt werden. Die geordnete Belegablage ist für den Einnahmen-Überschussrechner ausreichend.

Als Fazit kann man sagen, dass der Kaufmann zur Einzelaufzeichnung verpflichtet ist, egal welches Kassensystem er nutzt. Der Unternehmer sollte sich jedoch entsprechend beraten lassen, welche weiteren Pflichten er bei seinen Aufzeichnungen erfüllen muss.

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